İş Mektubu Yazmak

Gösterişli, profesyonel bir mektup mu yazmanız lazım? Birçok iş mektubu her içeriğe uyarlayabileceğiniz belirlenmiş ve öğrenmesi kolay bir formattadır. İş mektubu mutlaka tarih, alıcı ve göndericilerin bilgilerini, birkaç ana fikir paragrafları içermelidir. Bu adımları takip edin ve gerektiğinde şirketin standartlarına göre düzenleyin.

Bölüm 1 : Mektuba Başlamak                                       

1Formatı bilin. Mektubun içeriği her ne olursa olsun nasıl görünmesi gerektiğine dair birkaç iş standartları vardır. İş mektupları Arial ve Times New Roman gibi yaygın olan fontlarda yazılmalı ve oluşturulmalıdır. Satırlar arasında bir kez boşluk bırakın ve paragrafları hizalayın. Bu yeni paragrafa başlarken iki kere ‘’dönüş’’ e basmanız anlamına gelir. İkili paragraflar için satırbaşı yapmayın.

  • Her kenardan 2,5 cm boşluk bırakın.
  • E-maille gönderilen iş mektubu da yaygın olan fontta oluşturulmalıdır. İş e-mailinde siyah ve beyaz renklerden başka renk kullanmayın.

2Doğru tip bir kağıt seçin. Mektup 8,5×11 boyutlarında olan ve mektup kağıdı olarak bilinen kağıda yazdırılmalıdır. Eğer Birleşik Devletten başka bir yerde yaşıyorsanız A4 kağıdı da kullanabilirsiniz. Bazı uzun sözleşmeler yasal boyut olan 8,5*x14 boyutlu kağıda da yazdırılabilir.

  • Eğer mektubu göndermek için yazdırıyorsanız, mektubu şirketin adının bulunduğu kağıda yazdırmayı da düşünebilirsiniz. Bu mektuba daha profesyonel bir hava katacak, şirket logosunu ve iletişim bilgilerini de sağlayacaktır.

3Şirket bilgilerini de ekleyin. Şirketinizin adını ve her bir parçası ayrı bir şekilde olacak şekilde adresi de ekleyin. Eğer kendi işinizin patronu ve ya bağımsız bir müteahhitseniz adınızı ya şirket isminin yerine ya da yukarısına ekleyin.

  • Eğer şirketinizin önceden planlanmış bir başlığı varsa şirket ismini ve adresini yazmak yerine onu kullanın.
  • Eğer adresi yazacaksınız sizin ya da şirketinizin tercihine bağlı olarak adres, sayfanın başının ya sağ tarafında ya da sol tarafında olmalıdır.
  • Eğer mektubu ülkeler arası olarak gönderiyorsanız ülkenin ismini büyük harflerle yazın.

4Tarihi yazın. Tarihi tam olarak yazmak en profesyonel seçenektir. Örneğin; ya ’01.01.2012’’ ya da ‘’1 Nisan 2012’’ yazın. Tarih, gönderen adresinin birkaç satır altına sol tarafa yaslı bir şekilde olmalıdır.

  • Eğer mektubu yazmanız birkaç gün sürmüşse mektubu bitiriş tarihinizi tarih olarak yazın.

5Alıcı bilgilerini ekleyin. Alıcının tam ismini, unvanını (varsa eğer), şirket ismini ve her bir bilgisi farklı satırda olacak şekilde adresi yazın. Eğer mektubu gönderdiğiniz kişinin ismini bilmiyorsanız biraz araştırma yapın.

  • Mektubu yazarken kişisel olarak hitap etmek en iyisidir. Bu şekilde hitap edilen kişi sizin mektubunuza cevap verebilecektir. Eğer mektubu gönderdiğiniz kişinin ismini bilmiyorsanız biraz araştırma yapın. Kişinin ismini ve unvanını öğrenmek için şirketi arayabilirsiniz.

6Selamlama cümlesi seçin. Selamlama tarzınız saygınızın önemli bir göstergesidir. Selamlama olarak hangisini kullanacağınız mektubu yazdığınız kişiyi tanıyıp tanımamanıza, karşınızdaki kişiyi ne kadar tanıdığınıza ve ilişkinizdeki resmiyete bağlı olarak değişir. Aşağıdaki seçenekleri takip edin:

  • Özellikle sadece hitap ettiğiniz kişiyi tanımıyorsanız ‘’İlgili kişiye’’ diye başlayın.
  • Eğer alıcıyı tanımıyorsanız ‘’Sayın hanımefendi/beyefendi’’ ile başlamak güvenli bir seçimdir.
  • Alıcının unvanını ve soy ismini de kullanabilirsiniz. Örneğin; ‘’Sayın Prof.Yılmaz.’’
  • Eğer alıcıyı çok iyi tanıyorsanız ve samimi bir ilişkiniz varsa ona ismiyle hitap etmeyi düşünebilirsiniz. Örneğin; ‘’Sayın Ayşe.’’
  • Eğer alıcının cinsiyetini bilmiyorsanız alıcının tam ismini yazın. Örneğin; ‘’Sayın Ayşe Yılmaz.’’
  • Selamlamadan sonra virgül kullanmayı ve ya ‘’İlgili kişiye’’ den sonra iki nokta kullanmayı unutmayın.

Bölüm 2 : Asıl Kısmı Oluşturmak

1Doğru üslubu yakalamak. Deyimde de söylediği gibi vakit nakittir ve birçok iş insanı vaktini boşa harcamaktan nefret eder. Bu yüzden mektup kısa-öz ve profesyonel olmalıdır. Niyetinizi ve yorumlarınızı direkt olarak ilk paragrafta kısaca belirterek mektubun okunmasını kolaylaştırın. Örneğin; daima mektuba ‘’Size şu sebepten dolayı yazıyorum.’’ Diyerek başlayabilir ve oradan devam edebilirsiniz.

  • Kendinizi süslü geçişler, büyük sözler ve dolambaçlı laflarla strese sokmayın. Amacınız söylemeniz gereken sözleri mümkün olduğu ölçüde kısa ve öz şekilde söylemek olmalıdır.
  • Mektubunuzda ikna edici olun. Büyük ihtimalle mektubunuzun amacı okuyan kişiyi bir şey yapmaya ikna etmektir. Örneğin; fikrini değiştirmek, bir problemi düzeltmek, para göndermek ve ya harekete geçmek… Niyetinizi belli edin.

2Kişi zamirleri kullanın. İş mektubunuzda ‘’ben’’, ‘’biz’’, ‘’sen/siz’’ kullanmanız oldukça kabul edilebilirdir. Kendiniz için ‘’Ben’’ ve mektubu alıcısı için ‘’sen/siz’’ kullanın.

  • Eğer mektubu şirket adına yazıyorsanız dikkatli olun. Şirketin bakış açısından yazıyorsanız, okuyucu şirketin sizin arkanızda olduğunu anlasın diye ‘’biz’’ kullanmalısınız. Eğer kendi fikrinizi yazıyorsanız, ‘’ben’’ kullanın.

3Açık, az ve öz bir şekilde yazın. Okuyucunun tam olarak ne söylemek istediğinizi bilmesine izin verin. Okuyucu sadece kastettiğiniz şey oldukça açık bir şekilde belirtilmişse size hızlıca cevap verecektir. Mektubunuzda özel olarak anlaşılmasını istediğiniz bir sonuç ve ya durum varsa bunun ne olduğunu belirtin. Durumunuzu mümkün olduğunca kısa bir şekilde anlatın.

4Etken yapı kullanın. Bir durumu tanımlarken ve ya istek yaparken edilgen yapıdan ziyade etken yapı kullanın. Edilgen yapı kullanmak yazınıza belirsiz ve ya kişisel olmayan bir hava katabilir. Buna ek olarak etken yapı kullanmak daha kullanışlı ve amacınıza daha uygundur. Örneğin:

  • Edilgen yapı: Güneş gözlükleri dayanıklılığını dikkate alarak tasarlanmamış ve ya üretilmemiştir.
  • Etken yapı: Şirketiniz güneş gözlüklerini dayanıklılığını dikkate almadan tasarlamış ve üretmiştir.

5Uygun olduğu takdirde sohbetvari biçimde konuşkan olun. Mektuplar iki kişinin arasında yazılır. Mümkün mertebede resmi mektuplardan kaçının. Samimi olmayan mektuplarla bir ilişki oluşturmak pek mümkün değildir. Buna rağmen ‘’Bildiğin gibi’’, ‘’Yani’’ ya da ‘’-yon’’ gibi günlük dile ait ve ya argo söylemlerden uzak durun. Resmi atmosferi bırakmayın fakat aynı zamanda arkadaş canlısı ve yardımsever olun.

  • Eğer alıcıyı iyi tanıyorsanız, iyi dilekler belirten arkadaşça bir satır eklemenizde de bir sakınca yoktur.
  • Ne kadar samimi olacağınızı belirlemek size kalmıştır. İş mektubuna birazcık mizah eklemek aslında faydalıdır fakat diğer taraftan da şaka yaparken ölçüyü kaçırmayın.

6Nazik olun. Bir şikayet ya da endişenizi belirten bir şey yazıyor olsanız bile nazik olun. Alıcının durumunu da dikkate alın ve yardımınız gereken durumda elinizden geleni yapmayı teklif edin.

  • Örneğin uygunsuz bir şikayet şöyle olabilir: ‘’Bence güneş gözlükleriniz berbat ve bir daha asla bunlardan almayacağım.’’ Nazik bir şikayet de şöyle olabilir: ‘’ Güneş gözlüklerinizin dayanıklılığı hakkında hayal kırıklığına uğradım ve gelecekte işimi başka bir şirketle yapmayı planlıyorum.’’

7Ekstra sayfalar için ‘’ikinci sayfa’’ başlığını kullanın. Birçok iş mektubu bir sayfaya sığabilecek şekilde öz olmalıdır. Sözleşmeler ve yasal bulgular gibi daha uzun şeyleriniz varsa ekstra sayfalar kullanmanız gerekebilir. Kısaltılmış adres ve ilk sayfa tarzında yazılmış olan ‘’ikinci sayfa’’ başlığını kullanın.

  • İkinci ve devamında gelen sayfaların üst kısmına sayfa numaralarını ekleyin. Alıcının ismini ve tarihi de eklemek isteyebilirsiniz.

8Özetleyin. Son paragrafta söylemek istediğiniz şeyleri özetleyin ve ya amaçladığınız durumu ya da alıcıdan beklentilerinizi açıkça ana hatlarıyla belirtin. Alıcı size soruları ve ya endişeleri için iletişime geçebilir. Son olarak ‘’İlginiz için teşekkürler.’’ i ekleyin.

Kaynak

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir