Bu makale size resmi bir e-postanın nasıl yazılacağını öğretecektir.
E-postanızı Yazın
1Tarafsız-nötr bir mail adresi kullanın. E-mail adresi, gerçek ad-soyadınızın kombinasyonu şeklinde olmalıdır. Kullanıcı adı veya takma isim içermemelidir. Güvenli gözüken bir mail adresiniz olması için nokta, tire, ekstra bir sayı veya harf kullanmadan mümkünse sadece adınızı içeren bir mail adresi kullanın.
- Profesyonel olmayan bir mail adresi kesinlikle kullanmayın. Espirili veya uygunsuz bir adı olan bir mail adresiniz varsa kimse sizi ciddiye alıp cevap vermez.
2Konu başlığınız kısa ve doğru olsun. Konu başlığında çok fazla şey olmasından kaçının fakat seçtiğiniz kelimelerin sizi tanımayan bir kişiye içeriğinizi güzelce yansıttığından emin olmalısınız. Eğer mümkünse, başlığınıza e-posta içeriğinizi hatırlatan veya kalabalık bir gelen kutusunda kolayca bulunabilecek bir anahtar kelime ekleyin. Örneğin, “12 Mart’ta hasar gören yürüyen merdivenle ilişkin toplantı” başka bir şeyle karıştırılmayacak aynı zamanda dikkat de dağıtmayacak kadar detaylı bir e-mail başlığı. (örn. Program, Davetli Listesi, Öğlen Yemeği Talepler, ve 12 Mart’a genel bakış toplantısı) Profesyonel insanların günde yüzlerce e-posta aldıklarını unutmayın, konunuz ne kadar cazip ve spesifik olursa ona ulaşmanız o kadar kolay olur.
3Doğru bir selamlama yapın. Alıcının adına göre bir selamla yapmanız tercih edilir. Kişinin ünvanını (Bay, Bayan, Dr.) soyadının başına yazın ve sonuna virgül ya da iki nokta üst üstüe ekleyin. İsteğe bağlı olarak selamdan önce “Sevgili” ile de başlayabilirsiniz. (Merhaba da kullanılabilir.) Soyad kullanarak hitap etmek daha resmi bir yöntemdir.Kişiyle sadece ismini kullanamayacak durumsaysanız, soyadı ile hitap etmelisiniz. Eğer göndereceğiniz kişinin adını ve soyadını bilmiyorsanız (önce ikisinden birini bulmaya çalışmalısınız) sadece “Sayın Bayan ve ya Bay) yazın ve ardından iki nokta üst üste kullanın.
4İlk paragrafta kendinizi tanıtın (Gerekliyse). Ne amaçla yazdığınızı, kişinin mail adresini nasıl bulduğunuzu veya bu fırsatı nasıl elde ettiğinizi de yazın. Örneğin;
- Benim adım Ayşe Yılmaz. kariyerABC.com sitesinde bulunan idari asistan pozisyonuna iş başvyrusunda bulunmak için sizinle iletişime geçiyorum.
- Benim adım Ahmet Yılmaz. Size 31 Aralık 2009’da aldığım trafik celp kağıdı ile alakalı yazıyorum. Mail adresinizi Çankaya İlçe Emniyet Müdürlüğü’nün sitesinden edindim.
5Asıl olayı yazın. Yazdıklarınızın düzensiz ve tutarsız olmadığından emin olun, çok fazla gereksiz şey yazarsanız okuyucu önemli ayrıntıları gözden kaçırabilir. Mesajınızı daha mantıklı ve hafif hale getirebilmek için, paragraflara ayırmayı deneyin.
- E-postanız en fazla 5 paragraf uzunluğunda olmalı ve her paragraf en fazla 5 cümle içermelidir.
- Her paragraph arasında bir satır atlayın. Satır başı yapmanız gerekli değildir çünkü o zaten posta transferleri sırasında otomatik olarak kaybolacaktır.
- Resmi olmayan bir dil ile yazmadığınızdan emin olun.
6Veda şeklinizi doğru yapın. Bu durum alıcıyla yakınlığınıza göre şekil değiştirebilir. Örneğin;
- Saygılarımla,
- En içten dileklerimle,
- Hürmetle,
- İyi dileklerimle,
- Öğrenciniz,
7Tam adınızı kullanın ve imzalayın. İşle alakalı bir ünvanınız varsa yazıp, yanına adınızı ekleyin. Daha sonrasında şirketinizin adını veya web sitenizi alt satırına ekleyin. Bir iş ünvanınız yoksa ancak mailinizde yazdıklarınızla alakalı bir blogunuz ya da internet siteniz varsa, adınızın altına sitenizin adresini ekleyin. Eğer işle alakalı bir mail yazıyorsanız, internet adresi hobi veya ilgi alanlarınızı içeren bir blog değil, kariyerle ilgili bir web site olmalıdır.
8İçerik hatalarını düzeltin. Önemli ayrıntılatı ihmal etmediğinizden emin olun. (ve ya tekrarlamadığınızdan) E-postanıyı sesli bir şekilde okumak iyi bir yöntemdir. Başka birinden yardım isteyebilirsiniz, bu yöntem mailinize farklı açılardan bakılması için harika bir yoldur.
9Dil Bilgisi ve yazım hatalarını düzeltin. E-postayı yazdığınız yerde yazım ve dilbilgisi seçeneği yoksa, yazıklarınızı kopyalayıp bir kelime işlemciye yapıştırın ve gerekiyorsa gözden geçirin. Eğer düzelttiyseniz oradan kopyalayıp, mail yazdığınız yere geri yapıştırabilirsiniz.