Resmi Mektup Yazmak
Resmi mektuplar başkalarının sizin hakkınızdaki algılarını değiştirebilir, ciddi bir problemin okuyucusunu bilgilendirebilir ya da bir işi almanızı sağlayabilir. İki çeşit resmi mektup türü vardır: Blok tarzı ve idari yönetim tarzı. Blok tarzı resmi mektuplarda en yaygın kullanılan türdür; bir açılışı ve kapanışı aynı zamanda daha önce tanıştığınız biri veya başvurduğunuz işlerin mektupları için iyidir. İdari yönetim tarzı ise daha kısa, öz ve daha açık olmak zorunda olduğunuz durumlarda ve iç yazışmalarda daha iyidir.
Yöntem1 : Geleneksel Blok Tarzı Mektup Yazmak
1Sayfanın sol üst kenarına göndericinin adresini ve telefon numarasını yazın. Eğer bir şirketi temsil ediyorsanız şirketin adresini yazın. Eğer gönderici siz iseniz kendi adresinizi yazın. İkinci satıra kendi sokak adresinizi yazın. Şehrinizi, bölgenizi ve posta kodunuzu bir aşağıdaki satıra yazın. Adresinizin altına telefon numaranızı ekleyin.
- Bir şirketi temsil ettiğiniz durumlarda, sayfanın tam ortasına adresi ve logonuzu koyabilirsiniz. Resmi gözükmesi için logonuzun tam ortada olduğundan emin olun.
2Tarihi göndericinin adresinin tam altına yerleştirin. Göndericinin adresinin tam bir satır altında olmalıdır. Tarih iki nedenden dolayı çok önemlidir: eğer bir görevi zamanında tamamlaması için bir organizasyonu ya da bir insanı işe almaya çalışıyorsanız, tarihi belirtmek onlara çalışabilmeleri için zaman dilimi verecektir ya da eğer gelecek nesil için veya yasal nedenlerden dolayı mektubun bir kopyasını saklamaya ihtiyaç duyarsanız tarih sizin için kesinlikle gereklidir.
- Eğer değiştirilmiş blok tarzı mektup yazıyorsanız, kapanış ve tarih hariç her şey sol tarafa uyarlanır. Tarihi yazıyorken sayfanın ortasından bir boşluk bırakın ve tarihi tam ortaya yerleştirin.
3Tarihin bir satır altına alıcının ismini unvanlar (bay,bayan,doktor vs.) dâhil olacak şekilde yazın. Sonrasında alıcının iş unvanını ekleyin. İsmin altına, şirketin ismini yazın. Onun bir satır altına, alıcının sokak adresini yazın. Bir sonraki satırda ise alıcının şehrini, bölgesini ve posta kodunu yazın.
- Eğer alıcının unvanını bilmiyorsanız, öğrenmek için biraz araştırma yapın ve şirketini arayın.
4Hitap ettiğiniz kişiyi belirtin. ‘Sevgili Bay/Bayan’ güzel olabilir, ya da eğer eğer alıcının adını biliyorsanız direkt olarak da hitap edebilirsiniz fakat onlara resmi bir şekilde ve eğer biliyorsanız tam isimleri ile hitap ettiğinizden emin olun. Hitaptan sonra iki nokta üst üste koyun ve hitap ve mektubun ana bölümünün arasına bir satır ekleyin.
- Eğer alıcıyı tanıyorsanız ve genel olarak ona adıyla hitap ediyorsanız, sadece ilk adını kullanmanız tamamen kabul edilebilir.
5Mektubun gelişme bölümünü yazın. Mektubun gelişme bölümünün üç paragraftan fazla olmasına gerek yoktur. Eğer üç paragrafta veya daha azında söylemek istediğiniz şeyi ifade edemiyorsanız o zaman yeterince az ve öz olamıyorsunuzdur. Tek boşluk bırakın ve her paragrafı sola yanaştırın.
- İlk paragrafta dostça bir açılış yazıp mektubun nedenini veya amacını belirtin. Söylemek istediğiniz şeyi açıkça belirtin.
- Mümkünse, ikinci paragrafta, amacınızı vurgulamak veya altını çizmek için örnekler kullanın. Elle tutulur, gerçek örnekler her zaman varsayımsal örneklerden daha iyidir.
- Son paragrafta amacınızı kısaca yazılı olarak özetleyin ve daha fazla ilerlemenizi nasıl isteyeceğinizi önerin.
**6Mektubunuzu uygun selamla ile sonlandırın.**Mümkünse selamlama ile basılı isminiz arasında bir imza için boşluk bırakın. “Saygılarımla,” “İçten dileklerimle” ve “En iyisi” hepsi de uygundur.İmzanız için basılı adınızın altına boşluk bırakın. Eğer uygulanabilirse imzanızın altındaki başlık ile bitirin.
- Değiştirilmiş Blok stilinde yazıyorsanız, tarih ve kapanış haricinde her şey sol yana kaydırılmıştır. (Blok Stili ile aynıdır).Sayfanın ortasına gidin ve kapanışınızı yazın.
**7İmzanızın veya meslek unvanınızın altına “Ek” kelimesini ekleyin.**Bunu, yalnızca bir özgeçmiş veya program gibi diğer malzemeleri mektupla birlikte eklerseniz yapın.Birden fazla ekstra öğe varsa, ekteki öğelerin adlarını listelemek iyi bir fikir olacaktır.
8Mektuplarınızda düzeltmeler yapın. Adların, adreslerin vb. yazım denetimlerini iki kez kontrol edin. Yazınızın açık ve özlü olduğundan emin olun. Herhangi bir dilbilgisi hatası varsa düzeltin.
Yöntem2 : İdari Yönetim Tarzı Mektup Yazmak
1Gönderenin adresini sol üst köşeye yazın. Başlıklı kağıt kullanıyorsanız, gönderenin adresini koymanız gerekmez. Bunun yerine, mektuba sol üst köşedeki tarihe başlayın.
2Tarihi doğrudan gönderenin adresinin altına yerleştirin. Gönderenin adresi ve tarihi arasında boş bir satır bırakmayın.
3Alıcının adresini tarihin bir satır altına yazın. Bir satır, bir klavyede iki zorunlu dönüştür.
4Mektubun konusunu tüm başlıklarda tarihin tam altına yazın (zorunlu dönüş). Bu alıcıya mektubun konusu hakkında fikir verir.
5Gelişme paragraflarınızı yazın. Konunuzu tartıştığınız yer burası. Konuyla ilgili yaptığınız tartışmada özlü olunuz ama özen gösteriniz.
6Adınızı mektubun gövdesinin altına yazın. ‘İçtenlikle’ gibi kapanış konuşmaları yapmayın. Adınızın altında, imza için yer bırakın. İmzanızın altına, iş unvanınızı yazın.
7Herhangi bir ek varsa ekleyin. Ekler, harfle birlikte gönderilen ek malzemelerdir. ‘Ek’ kelimesini yazın ve ardından eklenen materyallerin adlarını listeleyin.
8Yazım veya dilbilgisi hataları için mektuplarınızı kontrol edin. Tüm adların ve adreslerin doğru yazıldığından emin olun.
Yöntem3: Mektubunuzu Göndermek
1Bir zarf seçin. Sade ve kare veya dikdörtgen olmalıdır. Üzerinde tasarımlar olmamalıdır. Bununla birlikte, stilize edilebilir – normal zarflardan daha kalın ve daha dayanıklı olan özel zarflara sahip olabilirsiniz.
2Mektubunuzu zarfınıza sığacak şekilde katlayın. Mektubunuzu tek seferde katladığınıza emin olun çünkü fazla kırışmış bir mektup profesyonelce görünmez.
- Dikdörtgen bir standart zarf kullanıyorsanız, mektubunuzu yatay üç parçada katlayın.
- Kare zarf kullanıyorsanız, kare zarf içine sığabilecek bir dikdörtgen oluşturacak şekilde mektubunuzu yatay olarak yarıya kadar ve ardından yarı dikey olarak katlayın.
3Mektubu zarfın içine yerleştirin. Zarfı, mühür hattı boyunca yalayıp yırtarak veya mührün yapışkan bölümünü kaplayan şeritleri soyarak (hangi tür bir zarf aldığınıza bağlı olarak) kapatın.
4Zarfı ters çevirin. Sol üst köşeye adınızı yazın. Sokak adresinizi adınızın altındaki satıra yazın. Bulunduğunuz şehir, bölge ve posta kodunu sokak adresinizin altındaki satıra yazın.
5Zarfın adresini verin. Zarfın sağ alt üçte birinde mektubu gönderen kişinin adını yazın. Bir satır aşağısına şirket adını yazın (bir şirket adı varsa). Şirket adının altındaki satıra cadde adresini yazın. , bölge ve posta kodunu bunun altındaki satıra yazın.
**6Sağ üst köşeye bir pul (veya pullar) yerleştirin.**Pulunuzun mektubunuzun ağırlığına uygun olduğundan emin olun.